Andiamo avanti, preparandoci alla compilazione del prossimo Programma Annuale ed alle novità del nuovo Regolamento di contabilità delle istituzioni scolastiche.

Il "tagliando", che si può ripetere quante volte si vuole nel corso dell'EF, serve a farci capire in quale situazione ci troviamo ed è indispensabile per i sostituti DSGA; i modelli del bilancio (*) da tenere a portata di mano sono:

Mod. H - Conto consuntivo, per fotografare la situazione corrente
Mod. J - Situazione finanziaria, per concentrarsi sui vari totali
Mod. L - Elenco residui Attivi e Passivi, da analizzare con la lente di ingrandimento
Elenco variazioni annuali - Modifiche al Programma, eventualmente da aggiornare
Movimentazione residui (ex Mod. C) - Vicende dei Residui Attivi e Passivi, per vedere se ci sono state o si devono effettuare variazioni/radiazioni di Residui
Z01 - composizione della Disponibilità finanziaria da programmare a inizio esercizio e con le successive modifiche

Ogni pacchetto applicativo per la gestione del bilancio presenta molte o moltissime (troppe?) "stampe di controllo", che per ora non andremo a toccare.

Inoltre, speriamo di trovare una Relazione illustrativa del Programma Anuale2018, che serva veramente a qualcosa e non sia solo un inutile elenco di numeri, senza nessun commento esplicativo; se esiste ed è valida, teniamo vicino anche la Relazione del DSGA sullo stato di attuazione del PA alla data del 30/06/2018.
Infine, verificheremo che i Revisori dei conti abbiano approvato il Programma Annuale 2018 ed il Consuntivo 2017, senza particolari rilievi.

In questa miniguida pratica, si affronterà solo il caso di una scuola "normale" con una gestione "fisiologica" del bilancio; se non vi potete collocare e riconoscere in questa tipologia, se ritenete di trovarvi in una situazione "patologica", potete inviare una sintetica spiegazione della vostra specifica problematica all'indirizzo Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. .  Non posso garantire una risposta a tutti, ma tratterò i casi di maggior interesse comune in una nuova rubrica di CASE STUDY

CONTROLLO della GESTIONE di COMPETENZA - Consiste nella verifica della gestione delle Entrate e delle Spese reletive alla "competenza", cioè all'Esercizio Finanziario corrente.

ANALISI del Mod. H/ENTRATE
Chiariamo innanzitutto il significato delle intestazioni delle colonne nel Mod. H/Entrate:

L'ultima colonna a destra (Differenze in + o -), se non ci sono state anomalie, squadrature, errori e dimenticanze varie dovrebbe contenere valori solo nelle prime tre righe:

In tutte le altre righe non dovrebbero esserci cifre; ove mai ci fossero, dobbiamo valutare le azioni da mettere in campo.

A) Differenze in + (numeri positivi) - Indicano che è stato ACCERTATO/RISCOSSO un importo INFERIORE ALLA PREVISIONE DEFINITIVA; quindi, verificato che la Previsione iniziale e le successive modifiche siano corrispondenti alle comunicazioni di finanziamento ricevute, si deve procedere ad inserire gli accertamenti che non sono stati caricati nel bilancio.  Questa operazione DEVE essere effettuata necessariamente alla fine dell'EF: in questo modo gli importi dell'ultima colonna passeranno alla penultima (Somme rimaste da riscuotere) e diventeranno Residui Attivi nel successivo esercizio.
B) Differenze in - (numeri negativi) - Indicano che è stato ACCERTATO/RISCOSSO un importo SUPERIORE ALLA PREVISIONE DEFINITIVA; quindi, verificato che gli accertamenti/riscossioni esistenti siano stati imputati correttamente, si deve procedere ad inserire le modifiche che non state caricate nel bilancio.

E' appena il caso di ricordare che le riscossioni non possono MAI essere superiori agli accertamenti; infatti, se si inserisce una reversale senza aver prima creato il corrispondente accertamento, questo sarà generato automaticamente dalla procedura informatica. Quindi la colonna C delle entrate è da intendersi come accertamenti di cui riscossi

In conclusione il totale delle differenze dovrebbe essere uguale all'importo dell'Avanzo di amministrazione (Aggr. 1).  Questo ci fornisce un ragionevole grado di affidabilità delle Entrate, delle Modifiche, degli Accertamenti e dei Residui Attivi che si genereranno a conclusione dell'EF.

ANALISI del Mod. H/SPESE
Chiariamo innanzitutto il significato delle intestazioni delle colonne nel Mod. H/Spese:

L'ultima colonna a destra (Differenze in + o -), contiene le Economie realizzate su ciascuna Attività e Progetto al momento della stampa del Mod. H.  L'anomalia che si potrebbe riscontrare è la presenza di valori negativi, che indicano l'assunzione di impegni, o peggio pagamento di spese, che superano la disponibiolità programmata (cd. "sfondamento").
La soluzione, verificato che gli impegni/pagamenti esistenti siano stati imputati correttamente, può essere ottenuta in due modi:

1) Aumentare la disponibilità con uno storno da Z01 (Disponibilità finanziaria da programmare) o da altre Attività o Progetti dove sia presente un'economia costituita da fondi non vincolati.
2) Modificare, se possibile, l'imputazione di uno o più impegni/pagamenti per rientrare nella disponibilità della previsione definitiva.

L'osservazione delle economie sulle varie Attività e Progetti permette di valutarne la congruità rispetto ai successivi impegni che si presume di dover sostenere nel prosieguo dell'EF.

E' appena il caso di ricordare che i pagamenti non possono MAI essere superiori agli impegni; infatti, se si inserisce un mandato senza aver prima creato il corrispondente impegno, questo sarà generato automaticamente dalla procedura informatica. Quindi la colonna C delle spese è da intendersi come impegni di cui pagati

In conclusione il totale delle differenze ci dà un quadro dettagliato e analitico della composizione dell'Avanzo di Amministrazione che si determinerà alla fine dell'EF; le somme rimaste da pagare al 31/12 diventeranno Residui Passivi nel successivo esercizio.

... segue ...

PER CONCLUDERE:

Il tagliando al Bilancio serve anche come lavoro prepaeratorio per la redazione del PA e per il Conto Consuntivo; per questi importanti adempimenti, vedi:

RELAZIONE PROGRAMMA ANNUALE 2019

RELAZIONE CONTO CONSUNTIVO 2018

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(*) invece di stampare i Modelli su carta, è consigliabile produrre i file in formato .pdf - durante il "tagliando" si opereranno molte correzioni e integrazioni e bisgnerà rigenerare più volte le stampe per controllarne l'effetto