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Riprendiamo il lavoro di controllo del Programma Annuale

Fino a questo punto abbiamo verificato molti aspetti della gestione della Competenza; ci rimane da radiografare i Residui Attivi e Passivi, cioè rispettivamente i CREDITI ed i DEBITI dell'istituzione scolastica.

E' opportuno chiarire al meglio i concetti di competenza e residui ed il rapporto fra di loro attraverso lo schema seguente:

Dal punto di vista giuridico le entrate, a seguito di comunicazione formale di finanziamento, con l'accertamento esprimono il diritto a riscuotere; le spese, con l'impegn, formalizzato nel bilancio, costituiscono l’obbligazione al pagamento.  Dal punto di vista contabile l'entrata accertata si perfeziona con l’effettiva riscossione mediante emissione di reversale di incasso; la spesa impegnata si conclude con il pagamento del debito attraverso l'emissione di Mandato di pagamento.  Fra l'aspetto giuridico è quello contabile può cadere anche la fine dell'EF (31 dicembre); in tal caso si ha la generazione di Resiudui Attivi e Passivi.

La gestione del  Programma annuale è di COMPETENZA, ma tiene conto anche dei Residui degli anni precedenti attraverso la Gestione dei Residui Attivi e Passivi; prima di affrontare i Residui e le operazioni da valutare rispetto ai residui, occorre ancora una specifica riflessione sulle Fasi delle Entrate e delle Spese:

Veniamo finalmente alla gestione dei residui: la prima considerazione da fare sembra meramente quantitativa: i rersidui Attivi sono molti ?  C'è qualcosa che non va.  I Residui passivi sono molti ? Potrebbe esserci qualcosa che non va.
Poi si deve verificare l'arco temporale, cioè l'esercizio di provenienza degli stessi: ci sono Residui attivi di anni e/o molti anni fa ?  C'é qualcosa che non va.  Ci sono Residui passivi di anni precedenti ? Potrebbe esserci qualcosa che non va.
E' fisiologico, del tutto normale, che ci sia qualche residuo attivo dell'EF precedente e qualche residuo passivo dell'EF precedente, anche se si tratta di importi consistenti; dobbiamo, invece, allertarci per l'esistenza di Residui Attivi troppo numerosi e/o troppo datati, anche se è possibile che possano esserci dei validi motivi per la loro iscrizione e persistenza in bilancio.  In conclusione una sfilza di Residui Attivi è statisticamente quasi certo che sia affetta da errori o problemi.

ERRORI FREQUENTI
L'errore più comune che si riscontra nella gestione dei residui è l'incasso in competenza di somme già presenti come Residuo Attivo e, corrispondentemente, il pagamento in competenza di somme già previste come Residuo Passivo.  Che cosa accade in questo caso ?  il Residuo Attivo o Passivo rimarrà per sempre iscritto in bilancio e renderà non attendibile l'entità dell'Avanzo di Amministrazione.
Cosa si può fare ?  Si deve procedere a ridurre o radiare (cioè eliminare completamente) il Residuo Attivo o Passivo.  Occorre un motivato Decreto del Dirigente Scolastico portato in Consiglio di Istituto per essere deliberato.

Un altro caso comune sono i Residui "nulli"; facciamo l'esempio di un Progetto PON autorizzato per un importo di 44.250 €:

I corrisondenti Residui Attivo e Passivo rimarranno in bilancio per sempre, ma almeno non renderanno inattendibile l'Avanzo di Amministrazione.
Cosa si può fare ?  Si deve procedere a ridurre o radiare (cioè eliminare completamente) il Residuo attivo o Passivo.  Occorre un motivato Decreto del Dirigente Scolastico portato in Consiglio di Istituto per essere deliberato.

UN ERRORE PERICOLOSO
Quello che va assolutamente evitato sono le perverse e insidiose conseguenze dei Residui Attivi "fasulli" in quanto questi determinano un illegittimo gonfiamento dell'Avanzo di Amministrazione.  Dal momento poi che con l'Avanzo si finanziano Attività e Progetti dell'esercizio di competenza, una volta radiato il Residuo Attivo non spettante, potrà verificarsi che le some non spettanti siano state già impegnate, se non addirittura pagate fino ad arrivare, nei casi estremi, a determinare un Disavanzo di amministrazione.  Questa situazione, che va vagliata con la massima attenzione, in quanto possono presentarsi profili di responsabilità se non di vero e proprio danno erariale con la consguente doverosa segnalazione alla Corte dei Conti, deve essere ripianata con una sequenza di azioni che riconducano la contabilità fianziaria della scuola ad una normale situazione di regolarità ammnistrativo-contabile.

RESIDUI PASSIVI
Il numero eccessivo o la presenza di residui passivi particolarmente vecchi o già pagati in competenza non sono così problematici per la gestione finanziaria, in quanto essi drenano risorse e se eliminati, come è opportuno fare, generano un aumento dell'Avanzo di Amministrazione e quindi una sorta di "arricchimento" dell'istituzione scolastica.  I Residui Passivi sono debiti per la scuola, ma rappresentano un creduto per chi ne vanta il diritto: è difficile che la Ditta XXX, avendo emesso una fattura da oltre un anno senza essere stato pagata, se ne stia tranquilla ad aspettare il pagamento, senza sollecitare o addirittura iniziare un contenzioso per recuperare le somme non percepite.  La stessa cosa dicasi per i compensi dovuti al personale o ad Esperti: non è pensabile che possano trascorrere anni senza una formale protesto o l'instaurazione di un clima teso nei rapporti con DS e Ufficio di Segreteria..
Naturalmente potrebbero esserci motivazioni particolari che giustificano il ritardo, la massa e/o l'entità dei Residui Passivi.
DIFFIDATE, infine, dei creditori non bene individuati: non dovrebbero esistere "Creditori diversi", "Creditori vari" o generici come "Personale dell'Istututo" o "Esperti Esterni" e così via.  Se non si conosce il creditore, non si capisce come possa essere stato preso un impegno.  Potrebbe trattarsi di una situazione fittizia che, come sempre impatta sulla determinazione dell'Avanzo di amministrazione. 
I Residui passivi vanno pagati appena possibile; ogni ritardo può essere causa di maggiori spese per interessi o peggio materia per contenziosi: se non ci sono validi motivi, si devono estinguere al più presto.  Anche se non si è pagato, in attesa di ricevere il saldo di un finanziamento, si deve valutare caso per caso; ad esempio nei PON FESR è normale pagare, rendicontare e attendere il reintegro delle somme anticipate.

CONSEGUENZE DELLE RIDUZIONI e/o RADIAZIONI DI RESIDUI
Quando si effettuano riduzioni o radiazioni di Residui Attivi o Passivi si ha un effetto diretto sull'Avanzo di amministrazione; riconsideriamo la formula già vista sulla determiazione dell'Avanzo di Amministrazione:

Fondo di cassa a fine esercizio + Crediti (Residui Attivi) - Debiti (Residui Passivi) = Avanzo di Amministrazione

L'eliminazione di Residui Attivi comporta una riduzione dell'Avanzo di amministrazione, al contrario la radiazione di Residui Passivi determina un aumento dell'Avanzo di Amministrazione; di conseguenza, la formula dell'Avanzo potrà essere espressa anche nel modo seguente:

Avanzo di Amministrazione anno precedente + Avanzo di competenza + RADIAZIONI Res.Passivi - Disavanzo di competenza - RADIAZIONI Res.Attivi = Avanzo di Amministrazione

CONCLUSIONE
Tutti i Residui Attivi e Passivi devono essere controllati e validati uno per uno al fine di ottenere una situazione chiara e gestibile e la successiva determinazione di un Avanzo di amministrazione reale.

... segue ...

PER CONCLUDERE:

Il tagliando al Bilancio serve anche come lavoro prepaeratorio per la redazione del PA e per il Conto Consuntivo; per questi importanti adempimenti, vedi:

RELAZIONE PROGRAMMA ANNUALE 2019

RELAZIONE CONTO CONSUNTIVO 2018