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Novembre, tempo di bilancio PDF Stampa E-mail
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Lunedì 02 Novembre 2020 09:57

PROGRAMMA ANNUALE  2021/1

Il Regolamento di contabilità, DI 129/2018 Art. 5 c. 8, prevede che il Programma Annuale sia predisposto dal "Dirigente Scolastico con la collaborazione del D.S.G.A. per la parte economico-finanziaria" in tempo utile per essere proposto dalla Giunta Esecutiva entro il 30 Novembre al Consiglio di Circolo/Istituto che dovrà approvarlo entro il 31 Dicembre (TERMINE PERENTORIO); il DS deve trasmetterlo ai Revisori dei conti, che potranno rilasciare il loro parere di regolarità contabile anche dopo l'approvazione del P.A. da parte del Consiglio di Circolo/Istituto.

I DSGA devono iniziare subito il lavoro che consentirà loro di comunicare in tempo utile al DS i dati necessari per la predisposizione del Programma Annuale. Il compito, dal punto di vista concettuale, non è dissimile da quello appena eseguito per la contrattazione di istituto: si devono mettere insieme le risorse comunicate dal Ministero dell'Istruzione con la medesima Nota del 30/09/2020 e le Economie della gestione finanziaria dell'esercizio corrente, che però è ancora in corso.

L'analogia con la contrattazione è solo generale, in quanto è molto più complesso tenere traccia delle singole economie sulle diverse Destinazioni di spesa, per di più mentre ancora si effettuano pagamenti e riscossioni ...

DA DOVE SI INIZIA ?

Si deve verificare la correttezza (e quindi effettuare gli opportuni interventi) della gestione della contabilità fino alla data odierna: se siete dei Nuovi DSGA, il compito sarà più complicato sia perchè non avete operato voi fino al 31/08, sia perchè spesso NON conoscete neanche le vicende della scuola, aggiungete l'epidemia di covid19 ... ecc. ecc. , ma con un pò di calma e di ordine, proverò a farvi muovere questi primi passi in tranquillità.

 

COSA SERVE ?

0) Relazione illustrativa del PA 2020
1) Mod. H 2020 comprendente TUTTE le sotto-Attività e sotto-Progetti esistenti presso la vostra scuola; se non lo avete ancora fatto (MALE), questo è il momento di imparare, anche a memoria, come è composto il PA in modo da orientarvi immediatamente fra le diverse voci.
2) Stampe di Z101 DOPO le variazioni al Programma Annuale
3) Mod. L 2020 e Stampa sulla Movimentazione dei RESIDUI Attivi w Passivi
4) Mod. J 2020 per tenere a portata di mano la situazione contabile complessiva

Considerate che ogni sia pur minimo intervento cambierà completamente queste stampe, quindi, cercate di vedere a video l'effetto dei vostri interventi e FATE SEMPRE UNA SOLA MODIFICA ALLA VOLTA, verificando "cosa è successo e potendo ripristinare facilmente la situazione precedente. 
TUTTE le stampe che ho citato appartengono al Conto Consuntivo, ma effettuate OGGI fotografano la situazione attuale da cui si deve partire per definire l'Avanzo di Amministrazione PRESUNTO che deve essere aggiunto alle risorse di competenza (Periodo Gennaio-Agosto 2021) che sono state comunicate dal Ministero.

METODOLOGIA e OBIETTIVI

Se si vuole diventare veramente padroni della materia, si deve procedere affrontando UN SOLO problema alla volta, risolverlo e poi passare al successivo.
L'errore più comune, anche di DSGA con anni di esperienza alle spalle, è quello di confondere le ENTRATE con le SPESE; sembra impossibile, ma vi assicuro che è così e si può prevenire effettuando PRIMA un controllo delle solo ENTRATE di competenza: concentratevi su queste e non pensate assolutamente a come devono essere spese (semplicemente NON è il momento).

Quindi, il metodo è quello di fare un'esame approfondito SOLO delle Entrate e di effettuare tutte le modifiche che si renderanno necessarie, ma una alla volta, verificando ogni volta il risultato ottenuto.

L'Obiettivo numero 1 è quello di avere una situazione contabile corretta per le Entrate; raggiunto questo step, dopo le verifica delle Destinazioni di Accertamenti e Reversali e del contenuto di Z101, si passerà all'Obiettivo n. 2, ovvero il controllo delle singole Destinazioni di Spesa e, infine, si dovrà controllare la situazione dei Residui Attivi e Passivi, la cui gestione è completamente separata da quella di competenza.  A questo punto avrete in pugno l'Avanzo di Amministrazione PRESUNTO del 2020 e rimarrà solo l'ultima e banale operazione di aggregare questi dati con le risorse di competenza, secondo le indicazioni che vi fornirà il DS, in attuazione del PTOF, e collaborare, per la parte di vostra competenza, alla redazione della Relazione illustrativa del PA 2021.

TEMPO a DISPOSIZIONE

Poco, molto poco,  al massimo una ventina di gg, durante i quali dovrete continuare nella gestione della contabilità, escludendovi da tutte le altre incombenze infinite che vi vengono scaricate addosso: notificate a tutti (DS, Docenti, Ufficio e Collaboratori scolastici) che per le prime tre settimane di Novembre sarete impegnati in modo assorbente nella predisposizione del Programma Annuale.

OBIETTIVO n. 1 - ENTRATE

La prima cosa da fare è stampare (la prima volta fatelo pure su carta) il Mod. H ENTRATE: l'ultima colonna a destra denominata Differenze, escluse le prime tre righe (Avanzo non Vincolato 2019, Avanzo vincolato 2019, Totale Avanzo di Amministrazione) DEVE essere vuota.
> E' così ?  Ringraziate chi vi ha preceduto e, comunque, memorizzate su quali voci di Entrata si sono registrati Accertamenti e Riscossioni e quali Variazioni sono state apportate durante l'Esercizio Finanziario 2020..
> Non è così ?  Inizia il lavoro vero; ci sono due possibilità:

A) Importi negativi - Si capisce subito che c'è qualcosa che non va (nei bilanci i numeri negativi fanno una pessima impressione).  Osservando le colonne precedenti, nello stesso rigo, si verificherà che sono stati Accertate cifre superiori a quelle della Previsione definitiva; c'è un errore, ma quale ?
A1 - Si è Accertato e probabilmente Riscosso un finanziamento relativo alla voce di ENTRATA, senza aver effettuato la relativa VARIAZIONE. Si deve apportare una modifica del Programma Annuale per maggiori entrate valutando in quale Destinazione di spesa (Attività o Progetto) deve essere utilizzata.  Non dimenticate di aggiornare la Destinazione nell'Accertamento e nella Reversale.
A2 - Si è accertato e probabilmente Riscosso un finanziamento relativo alla voce di ENTRATA, che doveva essere collocata in una diversa voce di ENTRATA, dove è stata fatta regolarmente la Variazione per maggiori Entrate, operando però su una voce diversa,  Facciamo un esempio: le risorse ex Art. 120 del DL 18/2020 sono state previste nella voce 3/6 (Finanziamenti vincolati dello Stato) , ma Accertate e Riscosse nella voce 3/1 (Dotazione Ordinaria): in 3/1 ci sarà un numero negativo e in 3/6 lo stesso importo senza il segno meno.

B) Importi positivi - può trattarsi di una situazione fisiologica  (Normale) o di Errore, ma in ambedue i casi si dovrà fare qualcosa:
B1 - La Previsione definitiva è superiore all'importo Accertato, e probabilmente Riscosso; se non ci sono altri problemi che hanno generato la differenza e i finanziamenti previsti semplicemente non sono ANCORA pervenuti alla scuola, si dovrà procedere ad aggiungere un Accertamento di pari importo, in tal modo, se questo non sarà riscosso entro il 31/12, diventerà un RESIDUO ATTIVO 2020.
B2 - Corrisponde al caso prospettato in A2; si deve modificare la voce di Entrata dell'Accertamento e/o della Reversale con le apposite funzioni dell'applicativo del bilancio in uso o chiedere l'intervento dell'assistenza del proprio applicativo.  Se non si ottiene l'intervento, si può anche lasciare la situazione così come trovata, in quanto le due differenze, una negativa e una positiva, si elidono a vicenda.
B3 - La Previsione definitiva è superiore all'importo Accertato e Riscosso, ma si ritiene che tale differenza non sarà ricevuta MAI dalla scuola (ERRORE nella previsione): si dovrà inserire una VARIAZIONE per minori Entrate, riducendo di conseguenza le Destinazioni finanziate con la somma non ricevuta. Anche qui occorre un esempio: si è previsto un importo per Contributi volontari da famiglie (6/2) che non è stato versato dalle famiglie e si ritiene che NON lo sarà entro la fine dell'Esercizio 2020, si deve ridurre la previsione di Entrata e in parallelo la Destinazione di spesa finanziata da quella cifra che non è stata versata.

ATTENZIONE - Naturalmente la riduzione è possibile senza esiti negativi, se il relativo importo NON è stato ancora speso; in caso contrario, occorre soprassedere alla variazione e cercare una soluzione alternativa.


PROSSIMO APPUNTAMENTO entro la fine della settimana
Buon lavoro

vai all'articolo Programma Annuale 2021/2

vai all'articolo Programma Annuale 2021/3

 

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